1. Yhdistyksen nimi ja kotipaikka
Yhdistyksen nimi on Hevostietokanta ry ja sen kotipaikka on Rantasalmi.
2. Tarkoitus ja toiminnan laatu
Yhdistyksen tarkoituksena on suomalaisen ja kansainvälisen hevosjalostuksen ja -kasvatuksen edistäminen sekä hevoshistorian taltioiminen, säilyttäminen ja hevosurheilun kannattaminen sekä tiedon jakaminen yleisölle ja yhteistyö muiden yhteisöjen ja yritysten kanssa.
Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys päätarkoituksenaan ylläpitää julkista ja kaikille avointa tietokantaa, joka sisältää mm. hevosten tietoja ja kuvia. Toiminnan ylläpitämiseksi yhdistys kerää varoja jäsenmaksujen, lahjoitusten, avustusten sekä apu- ja hankerahojen muodossa. Lisäksi yhdistys voi varainhankintatarkoituksessa järjestää arpajaisia, myyjäisiä, tapahtumia ja harjoittaa tuotemyyntiä sekä julkaisutoimintaa.
3. Jäsenet
3.1. Varsinainen jäsen
Yhdistykseen varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä henkilö, joka hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen ja haluaa osallistua yhdistyksen ylläpitämän tietokannan toimintaan. Varsinaisella jäsenellä on yhdistyksen kokouksissa läsnäolo-, puhe- ja äänioikeus.
3.2. Kannatusjäsen
Kannatusjäseneksi voidaan hyväksyä yksityinen henkilö, joka haluaa tukea yhdistyksen tarkoitusta ja toimintaa. Kannatusjäsenellä on yhdistyksen kokouksissa läsnäolo- ja puheoikeus, mutta ei äänioikeutta.
3.3. Yhteisöjäsen
Yhteisöjäseneksi voidaan hyväksyä yhteisö, joka haluaa tukea yhdistyksen tarkoitusta ja toimintaa. Yhteisöjäsenellä on yhdistyksen kokouksessa läsnäolo- ja puheoikeus, mutta ei äänioikeutta.
3.4. Kunniapuheenjohtaja ja kunniajäsen
Kunniapuheenjohtajaksi ja kunniajäseneksi voidaan hallituksen esityksestä yhdistyksen kokouksessa kutsua henkilö, joka on huomattavasti edistänyt ja tukenut yhdistyksen toimintaa. Kunniapuheenjohtajalla ja kunniajäsenellä on yhdistyksen kokouksissa läsnäolo-, puhe- ja äänioikeus.
3.5. Jäsenten hyväksyminen
Jäsenet hyväksyy yhdistyksen hallitus.
Kaikille jäsenryhmille voidaan myöntää jäsenetuja, joista päätetään vuosikokouksessa.
3.6. Jäsenyyden voimassaolo ja päättyminen
Jäsenyys on voimassa kalenterivuoden. Vuosimaksun maksamatta jättäminen johtaa yhdistyksestä erottamiseen.
Yhdistyksen hallitus voi antaa jäsenelle varoituksen ja erottaa jäsenen määräaikaisesti tai kokonaan kahden (2) varoituksen jälkeen, jos jäsen on syyllistynyt vilppiin, rikkonut yhdistyksen sääntöjä tai vahingoittanut yhdistystä menettelyillään. Erittäin vakavan rikkeen takia hallitus voi erottaa jäsenen ilman erityisiä varoitusmenettelyitä.
4. Liittymis- ja jäsenmaksu
Liittymis- ja jäsenmaksujen suuruudesta päättää vuosikokous. Kunniapuheenjohtaja ja kunniajäsenet eivät suorita jäsenmaksuja.
5. Hallitus
Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu vuosikokouksessa valitut puheenjohtaja ja 4-8 muuta varsinaista jäsentä sekä 1-3 varajäsentä. Hallituksen toimikausi on vuosikokousta seuraava kalenterivuosi, puheenjohtajan toimikausi on vuosikokousta seuraavat kaksi kalenterivuotta. Hallitus valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä ottaa keskuudestaan tai ulkopuoleltaan sihteerin, rahastonhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt. Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta vähintään kaksi kertaa vuodessa tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii. Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaanluettuna on läsnä. Äänestykset ratkaistaan ehdottomalla ääntenenemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.
6. Yhdistyksen nimen kirjoittaminen
Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri tai rahastonhoitaja, kukin yksin.
7. Tilikausi
Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi.
8. Yhdistyksen kokoukset
Yhdistyksen kokoukseen voidaan osallistua hallituksen tai yhdistyksen kokouksen niin päättäessä myös tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla kokouksen aikana tai ennen kokousta. Yhdistyksen vuosikokous pidetään vuosittain hallituksen määräämänä päivänä syys-marraskuussa. Yhdistyksen kokouksissa on jokaisella kokoukseen osallistuvalla varsinaisella jäsenellä, kunniapuheenjohtajalla ja kunniajäsenellä yksi ääni. Kannatusjäsenellä ja yhteisöjäsenen edustajilla on kokouksessa läsnäolo- ja puheoikeus. Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.
9. Yhdistyksen kokousten koollekutsuminen
Hallituksen on kutsuttava yhdistyksen kokoukset koolle vähintään seitsemän vuorokautta ennen kokousta. Kokous voidaan kutsua koolle postitse tai sähköisesti (sähköposti tai muu sähköinen kutsu).
10. Vuosikokous
Yhdistyksen vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
- kokouksen avaus
- valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
- todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
- hyväksytään kokouksen työjärjestys
- esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajan lausunto
- päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
- vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksujen suuruudet
- valitaan joka toinen vuosi hallituksen puheenjohtaja ja joka vuosi muut hallituksen jäsenet
- valitaan yksi toiminnantarkastaja ja hänelle yksi varatoiminnantarkastaja
- käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat
Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen vuosikokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun.
11. Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen
Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä annetuista äänistä. Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta. Yhdistyksen purkautuessa käytetään yhdistyksen varat yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen purkamisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla. Yhdistyksen tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen.