Hevostietokanta ry – jäsenrekisterin tietosuojaseloste

Hevostietokanta ry:n jäsenrekisterin tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste päivitetty 30.8.2021

1. Rekisterinpitäjä

Hevostietokanta ry
Kolkonniementie 70
58920 Kolkontaipale

Y-tunnus 3197308-3

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Terhi Piispa-Helisten
puhelin +358 50 568 1006
sähköposti info@hevostietokanta.fi

Aliisa Kairtamo
puhelin +358 40 4168883
sähköposti jasensihteeri@hevostietokanta.fi

3. Rekisterin nimi

Hevostietokanta ry:n jäsenrekisteri

4. Rekisteröidyt

Jäsenrekisteriin kuuluvat Hevostietokanta ry:n varsinaiset jäsenet, kannatusjäsenet sekä yhteisöjäsenet.

5. Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitus

Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen sekä yhteisöjen tietojen käsittelyn perusteena on jäsenen tai yhteisön edustajan antama suostumus.

Hevostietokanta ry:n jäsenrekisterin henkilötietojen käyttötarkoitus on yhdistyksen jäsenmaksujen käsittely, yhteydenpito ja viestintä, markkinointi, jäsenetujen tarjoaminen sekä jäsenkirjeiden ja tiedotteiden lähettäminen.

6. Käsiteltävät henkilötiedot

Varsinaiset- ja kannatusjäsenet

  • Etu- ja sukunimi
  • Syntymäaika
  • Osoite
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • Jäsennumero
  • Jäsenyyden alkamis- ja päättymispäivä

Yhteisöjäsenet

  • Yhteisön nimi
  • Yhteisön y-tunnus
  • Yhteyshenkilön etu- ja sukunimi
  • Osoite
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • Jäsennumero
  • Jäsenyyden alkamis- ja päättymispäivä

Yhdistys käsittelee näiden yhdistystoimintaan osallistumiseksi välttämättömien perustietojen lisäksi vastauksia mahdollisiin jäsenkyselyihin, jäsenten erityistehtäviä ja rooleja yhdistyksessä, jäsenmaksuihin liittyviä tietoja sekä jäsenten suoramarkkinointikieltoja tai -suostumuksia.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tietolähteenä toimivat jäsenet tai yhteisöjen yhteyshenkilöt.

8. Tietojen luovutus ja siirtäminen

Jäsenrekisterin henkilötietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle. Tietoja ei myöskään luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Jäsenrekisteri siirtyy jäsensihteerin vaihtuessa yhdistyksen sisällä seuraavalle valitulle jäsensihteerille.

9.  Tietojen suojaus

Henkilötiedot säilytetään järjestelmissä, jotka ovat palomuurein, salasanoin tai muuten teknisin ja organisatorisin keinoin suojattuja.

Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Ainoastaan niillä yhdistyksen edustajilla, joilla on tarve käsitellä henkilötietoja vastuutehtäviensä hoitamiseksi, on pääsy yhdistyksen käsittelemiin henkilötietoihin.

10. Tietojen käsittelyn kesto

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta tai yhdistyksen lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi.

Yhdistys säilyttää jäsenten henkilötietoja niin kauan kuin jäsenyys jatkuu. Entisten jäsenten henkilötietoja säilytetään kuuden (6) kuukauden ajan jäsenyyden päättymisestä. Tämänkin jälkeen yhdistys säilyttää kirjanpitovelvollisuuden täyttämiseksi tarpeellisia henkilötietoja kuuden (6) vuoden ajan sen vuoden päättymisestä, jolloin tilikausi päättyi.

11. Rekisteröityjen oikeudet

  • Tarkastusoikeus eli oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötiedot. Jos tiedoissa ilmenee virheellisyyksiä tai puutteita, voi rekisteröity pyytää korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
  • Vastustamisoikeus eli oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli rekisteröity kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai ilman asianmukaista oikeutta.
  • Poisto-oikeus eli oikeus pyytää poistamaan rekisteriin tallennettuja tietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä.
  • Tiedonsiirto-oikeus eli oikeus siirtää tietojaan järjestelmästä toiseen
  • Valitusoikeus eli oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että henkilötietojen käsitelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä

Rekisteröity voi käyttää yllä kuvattuja oikeuksiaan ottamalla yhteyttä kohdassa 2 viitatuille yhteyshenkilöille.

12. Muutokset tietosuojaselosteessa

Mikäli tätä selostetta muutetaan, muutokset tulevat näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, niistä voidaan informoida myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai yleisellä ilmoituksella yhdistyksen kotisivuille tai sosiaalisessa mediassa.